Andro Kullerkupp
Andro Kullerkupp
Vertex Consultingu asutaja

Uus sõna juhtimises “FAP”

24. apr. 2016

Oleme juba üle kuueteistkümne aasta teostanud ettevõtete analüüsi ja aidanud neid planeerimisel. Rohkem kui 200 ettevõtte analüüsi põhjal oleme loonud täiesti omanäolise mudeli nimega FAP (funktsionaalne arenguplaan). See mudel võimaldab ettevõtjal iseseisvalt teostada oma ettevõtte analüüsi ja saada üsna kiiresti visuaalne ülevaade firma hetkeseisust. Me oleme mudelit luues lähtunud põhimõttest, et juht ei peaks kutsuma konsultanti oma firma hetkeseisu hindamiseks. Seega töötab see ideaalselt eneseanalüüsi mudelina, kuid oleme saanud korduvalt tagasisidet, et erapooletu eksperdi poolt tehtud analüüs pakub üllatavaid leide ja mis kõige olulisem, soovitusi riskide maandamiseks ja arendustegevusteks.

Uus info 2020: Arendame veebipõhist FAP-mudelit. Vaata lähemalt www.diagnostics.business.

Uus info 2017: Lisasime FAP-mudelile eraldi müügikorralduse funktsioneerimise analüüsi kategooria, sest töö käigus ilmnes, et müügi funktsioneerimise parandamine vajab senisest suuremat tähelepanu.

Uus info 2016: FAP-mudel on kasutuses EAS-i ettevõtte arenguprogrammis. Sellega seoses jagasime FAP-mudeli neljaks osaks mille abil saab ettevõtetes eraldi analüüsida strateegiat, arendust, turundust ja müüki ning tootmist. Viimasega seoses lisasime FAP-mudelile 19-da kategooria milleks on tootmiskorraldus. Nüüd on see Eestis loodud ettevõtete analüüsimudel tootmisettevõtetele veelgi sobivam tööriist.

Uus info 2014: Koostöös disainikeskusega lisasime FAP-mudelile 18-da kategooria, milleks on toote/teenuse disain. Tänu lisakategooriale on selle mudeliga firma funktsionaalsuse hindamine veelgi põhjalikum ja annab parema ülevaate ekspordivõimekusest.

  • Võimalik saada ülevaade oma firma funktsioneerimisest ilma kõrvalise abita
  • Kiiresti selge, mis osas ettevõte ei funktsioneeri hästi (erapooletu ekspert teostab FAP-mudeliga diagnostkat 3-5 päeva)
  • Visuaalne ülevaade riskidest ja arengukohtadest
  • Eksperdi soovitused arendustegevusteks
  • Analüüsi käigus kujuneb tegevusplaan

Mudelit tehes avastasime, et sellele saab lisada ka planeerimise funktsiooni. Kui oled analüüsi lõpetanud, siis on sisuliselt valminud ka arenguplaan. Kas pole imeline? Samas ei ole tegemist mingite universaalsete äriplaani põhjadega, vaid arenguplaan kujuneb mudeli täitja kommentaaridest. Iga kriteeriumi juures on kommenteerimise võimalus ning kommentaaride ja arendusideede kokkuvõttena tekibki väga praktiline arenguplaan. Allolevalt näide kolmest kriteeriumist.

Nagu pildilt näha, annab mudel visuaalse ülevaate iga kriteeriumi riskitasemest. See võimaldab juhil kiirelt otsustada, millistele aspektidele tuleks tähelepanu kõigepealt pöörata. Mudelit täidetakse paralleelselt kahes vaates (1) hetkeolukord ja (2) eesmärk. Kuigi mudel sisaldab 20 kategooriat, mis jagunevad 120 kriteeriumiks, on siiski mudeli täitmine lihtne ja kiire. Mudel on koostatud Excelis, kuid seda kasutades tundub nagu see oleks spetsiaalne tarkvara. Peale mudeli täitmist tekib automaatselt visuaalne ülevaade hetkeolukorrast ja eesmärgist.

FAP mudeliga on väga mugav ka progressi hinnata. Mõne aja pärast ettevõtte olukorda uuesti hinnates, saad võrrelda hetkeolukorda, varasema hinnanguga. Kui mudelit täidab mitu inimest samast firmast, siis saab tulemust kuvada samal diagrammil. See võimaldab kiiresti leida erinevad nägemused firma hetkeolukorrast ja eesmärkidest.

Kellele FAP mudel sobib?

See mudel sobib eelkõige kasutamiseks keskmise suurusega ettevõtetes olenemata tegevusalast. FAP mudel keskendub organisatsiooni kui terviku funktsioneerimisele. FAP mudel ei sisalda finantsanalüüsi ega prognoose, kuid käsitleb finantsjuhtimist funktsioonina. Finantsprognoosimiseks on meil pakkuda eraldi mudel.

Kui palju maksab?

Kuigi see mudel sobib ka eneseanalüüsiks, siis on ettevõtetes üsna kiiresti jõutud järeldusele, et enesehindamisel puudub erapooletu, värske ja kriitiline vaade. Juhid peavad diagnostika kõige väärtuslikumaks osaks eksperdi soovitusi arendustegevusteks. Kuigi FAP mudel aitab ettevõtte funktsioneerimist hästi mõista, jääb enesehindamisel väheks uutest ideedest ja lahendustest funktsioneerimise parandamiseks. Seega soovitame diagnostikat läbi viima kutsuda Vertexi eksperdi. See tasub igati ära. Täismahus diagnostika teostamine Vertexi eksperdi poolt maksab kuni 2800 eur. Diagnostkat saab teostada ka osaliselt.

Küsimused ja vastused

Kui hindan hetkeolukorra, siis kust tekib hinnang tuleviku kohta?

Funktsionaalses planeerimises käsitletakse enamjaolt samu teemasid, mis on meile juba tuttavad tavapärasest äriplaneerimisest. Selle asemel, et kirjeldada äriplaani mahukate tekstidega, on funktsionaalses planeerimises firma seisundid erinevate kriteeriumite lõikes juba ette kirjeldatud. Vaja on teha lihtsalt valik nende kirjelduste osas, mis vastavad kõige enam firma hetkeseisule ja sama korratakse tulevikuplaanide osas. FAP mudelis analüüsitakse ja planeeritakse funktsioneerimist ja iga kriteeriumi juures kirjeldatakse kuidas praegusest tasemest liigutakse planeeritud funktsioneerimise saavutamiseni. Enesehindamisel peab selle arengukoha ise kirjeldama, kuid erapooletu eksperdi kaasamise korral kirjeldab selle ekspert lähtudes oma kogemustest muudes ettevõtetes.

FAP aitab funktsioneerimist hinnata nii nagu autol hindaks „kas rool keerab paremale ja vasakule“, mitte kuhu auto pöörab. Kui hindamisel selgub, et rool pöörab ainult vasakule, siis on määratud sihtkohta suundumine seotud riskiga. Tuleviku arengukohana kirjeldame mida teha, et rool keeraks mõlemale poole.

Kas on mingid hindamiskriteeriumid või eeldatakse vaid risti (x) märkimist?

Nii hetkeolukorra kui ka tuleviku määratleme ristiga (x) etteantud kirjelduste kõrval. Kui hetkeolukord ja tulevik erinevad, siis kirjeldame kommentaari väljal, kuidas me muutuse saavutame. Kõik kommentaarid koondatakse kokkuvõttesse ja sellest tekib (funktsioneerimise) arenguplaan.

Kui võtame näiteks teise kategooria (visioon & eesmärgid), siis kas antud juhul käsitlete visiooni kui pikaajalist eesmärki ning kas paremal on siis alameesmärgid?

Siin ongi nüüd erinevus klassikalise äriplaneerimise ja FAP vahel. Klassikalises mõttes me hakkaksime kirjeldama visiooni. Nagu märkad, siin küsitakse „kas“ visioon on määratletud, mitte „mis“ on visioon. Paremal olevad väited on klassifitseeritud 5-palli süsteemis, millest kõige alumist käsitleb mudel halvima ja kõige ülemist ideaalse olukorrana. Vastavalt sellele annab mudel igale kriteeriumile riski hinnangu ja kuvab seda kokkuvõttes.

Tuleviku prognoosimine toimub nö. GAP analüüsi põhimõttel. Kui mingi kriteerium vastab nt. hindele 2 ja soovid seda parandada, siis saad anda hinnangu, millisele tasemele saab antud kriteeriumi tõsta etteantud aja jooksul (nt 1 aasta). Vastates kommentaari väljal küsimusele „kuidas“, saame sisendi arenguplaanile.

FAP mudel sarnaneb 80% EFQM täiuslikkuse mudeliga!

Olen EFQM mudeliga küllaltki palju kokku puutunud. Pole FAP mudelit luues mingilgi moel eeskujuks võtnud EFQM-i, kuid see on pigem tunnustuseks kui arvad, et see suudab konkureerida maailma tipuga. Usun, et FAP on sobivam Eesti keskmise suurusega ettevõtetele ja see on oluliselt kaasaegsem.

Mõnedel juhtudel on üldse keeruline vastata kui ikka kõik valikud täitsa sobimatud. Näiteks “Kas organisatsioonil on käimasolevaid kohtuvaidlusi?”. Meil on olnud (ehk siis hetkel ei ole) aga ei ole kohtuväliselt kokkulepet saavutanud ning meie jaoks on ka tulemused olnud kaotused kohtus (ehk ei saa öelda, et oleme edukalt seisnud oma õiguste eest).

Hea tähelepanek. Tõepoolest on kohtuvaidluste kriteeriumi vastusevariantides küsitavusi. Muutsime kolmanda valiku järgmises sõnastuses: “Organisatsioonil on olnud kohtuvaidlusi, mis pole võiduga lõppenud, kuid need ei mõjuta enam ettevõtte käekäiku”

Proovisin seda väikese ettevõtte peal kus töötab 4 inimest. Mudel annab hea ülevaate firma seisukorrast, kuid selles on ka kriteeriume, mis ei sobi minu meelest väikesele firmale.

See mudel sobib tõepoolest kõige paremini keskmise suurusega ettevõttele. Kriteeriumiks võiks olla vähemalt 10 töötajat ja tegutsenud vähemalt aasta.

Ülevaade kriteeriumitest

Kategooria: toode & teenus

  1. Toote/teenuse fookus
  2. Toote/ teenuse tasuvus
  3. Toote/ teenuse eristumine
  4. Toote/ teenuse lisandväärtus
  5. Toote/ teenuse kvaliteet
  6. Toote/ teenuse hind
  7. Toote/ teenuse saadavus
  8. Toote/ teenuse atraktiivsus

Kategooria: tootearendus

  1. Tootearenduse fookus
  2. Tootearenduse eesmärkide saavutamine
  3. Tootearenduse sidusus
  4. Tootearenduse võimekus
  5. Tootearenduse kompetents
  6. Tootearenduse kvaliteedijuhtimine
  7. Pidev täiustumine

Kategooria: missioon & strateegiad

  1. Jagatud missioon
  2. Missiooni sidusus
  3. Strateegiline plaan
  4. Strateegiline planeerimine
  5. Strateegiline järjepidevus

Kategooria: struktuur

  1. Struktuuri sidusus
  2. Struktuuri kooskõla
  3. Positsioonide rollid ja vastutus

Kategooria: personal & juhtimine

  1. Eesmärkide sidusus
  2. Kompetentsi vajaduste tundmine
  3. Inimeste rahulolu
  4. Koolitus ja areng
  5. Juhtimine (eestvedamine)
  6. Juhtimisstiil
  7. Eelduste loomine uuendusteks
  8. Personali valik
  9. Personalijuhtimine

Kategooria: süsteemid & protsessid

  1. Protseduurireeglid kvaliteedis
  2. Protsessi sidusus
  3. Protsessi kaasatus
  4. Tegevuste planeerimine
  5. Protsesside täiustamine
  6. Sidusisikute kaasamine täiustamisse
  7. Protseduurireeglid teeninduses
  8. Tegevuse läbipaistvus

Kategooria: varad

  1. Ruumid ja seadmed
  2. Koormav põhivara
  3. Põhivara realiseerimine
  4. Varade soetamine
  5. Käibevara

Kategooria: IKT (info- ja kommunikatsioonitehnoloogia)

  1. IKT kasutus
  2. IKT ulatus
  3. IKT planeerimine
  4. IKT täiustamine
  5. IKT rahulolu

Kategooria: sidusrühmad/huvigrupid

  1. Sidusrühmade tundmine
  2. Sidusrühmade mõju
  3. Sidusrühmade kaasamine

Kategooria: turg

  1. Turu mõistmine
  2. Konkurentide tundmine
  3. Tarbija tundmine
  4. Teadmine asendustoodetest/ teenustest
  5. Turgude ja sektorite hajusus
  6. Riskide hindamine

Kategooria: kliendid & tarbijad

  1. Klientide lojaalsus
  2. Klientide kaasamine
  3. Klientide mõjujõud
  4. Klientidega tegelemine
  5. Kliendisuhe
  6. Klientide analüüs

Kategooria: tarnijad & partnerid

  1. Tarnijate/ partnerite lojaalsus
  2. Tarnijate/ partnerite kaasamine
  3. Tarnijate/ partnerite mõjujõud

Kategooria: müügikorraldus

  1. Müügi fookus
  2. Müügi võimekus
  3. Müügi tõhusus
  4. Müügiressursside planeerimine
  5. Eesmärkide saavutamine
  6. Müügitegevuse analüüs
  7. Müügimeeskonna motiveeritus
  8. Müügitugi
  9. Müügiplaneerimine
  10. Müügiaktiivsus

Kategooria: turundus & kommunikatsioon

  1. Turundusplaan
  2. Eristumine
  3. Mainekujundus
  4. Turundussõnum
  5. Kommunikatsioon sidusrühmades
  6. Personali kaasamine
  7. Sisekommunikatsioon
  8. Hinnakujundus
  9. Sooduspakkumised, kampaaniad

Kategooria: finantsseis & juhtimine

  1. Rahavood
  2. Võlad ja kohustused
  3. Kapital
  4. Rentaablus
  5. Varad
  6. Finantsplaneerimine
  7. Finantsnäitajate seire

Kategooria: juriidiline korrektsus

  1. Kohtuasjad
  2. Lepingulised kohustused
  3. Formaalsus

Kategooria: sektori erinõuded

  1. Teadlikkus
  2. Sidusus

Kategooria: töökeskkond

  1. Töötingimused ja vahendid
  2. Õhkkond ja koostöö
  3. Töö asukoht
  4. Tööaeg
  5. Paindlikkus
  6. Tööohutus
  7. Töötervishoid
  8. Töökeskkonna riskianalüüs
  9. Tööjuhendid ja töökord
  10. Töö planeerimine ja töökorraldus

Kategooria: Tootmiskorraldus

  1. Tootmise planeerimine
  2. Pinnakasutus, liikumine, vahemaad
  3. Varude juhtimine ja kontroll
  4. Seadmed ja tööriistad
  5. Tootmistehnikad
  6. Tootmiskeskkond
  7. Tootmisprotsesside pidev parendamine

Liitu uudiskirjaga:
Meie kvartaalne uudiskiri sisaldab äriarenduse ja innovatsiooniga seotud näpunäiteid, turutrende ning kasulikke nõuandeid juhtimises.